Conditions (suite)
Quelles sont les conditions financières de la remise?
La donation (ou le dépôt) n’est acceptée qu’à titre gratuit.
Aucun frais n’est mis à la charge du donateur. En ce qui concerne le déposant, aucun frais n’est exigé, sauf en cas de retrait du fonds déposé, les ACV étant alors autorisées à demander le remboursement des frais d’inventaire, de conditionnement et de dépôt qu’elles auront assumés.
Toute aide du donateur (ou du déposant) pour la rédaction de l'inventaire du fonds est bienvenue.
A quoi les ACV s'engagent-elles lors de la remise?
Les ACV s’engagent à traiter les documents donnés (ou déposés) avec le même soin que leurs propres collections, afin d’en assurer la sécurité et la conservation durable. Elles veilleront à respecter l’intégrité du fonds, qui formera une unité archivistique spécifique et indissociable, dûment identifiée et cotée.
Aucune élimination ne sera effectuée sans l’accord exprès du donataire (ou du déposant). Si les ACV constatent, lors de l’inventaire, que des documents ne présentent pas suffisamment d’intérêt historique pour justifier leur conservation, elles les écarteront et en dresseront la liste, qu’elles soumettront au donateur (ou au déposant). Celui-ci pourra alors, soit autoriser leur élimination, soit les reprendre. Selon les cas, l’autorisation d’éliminer de tels documents pourra également être donnée au moment de la remise du fonds.
Les ACV réaliseront dès que possible le classement et l’inventaire du fonds. Un exemplaire de l'inventaire sera remis au donateur (ou au déposant). Dans le cas du dépôt, les ACV peuvent se contenter d'un bordereau de livraison.
Le fonds demeurera consultable par le donateur (ou le déposant) et les personnes mandatées par lui, dans la salle de travail des ACV et durant les heures d’ouverture de celle-ci.
A quoi la personne remettant un fonds s'engage-t-elle?
Sauf en cas de dépôt, elle s’engage à transférer la propriété du fonds à l’Etat de Vaud, représenté par les ACV.
Sauf conditions particulières prévues par la convention de donation (ou de dépôt), elle autorise la consultation du fonds par les lecteurs des ACV, à des fins de recherches historiques, dès la remise et aux mêmes conditions que celles qui régissent les propres collections des ACV.
- Jouxtens
