L’informatique

Usages

Les ACV recourent actuellement à l’informatique pour: 

  • la gestion courante de l’institution,
  • la description des fonds d’archives et des collections,
  • la description des traitements des documents d'archives (entreposage, reproduction, restauration)
  • la création d’instruments de recherche,
  • l'enregistrement des commandes pour la consultation,
  • le catalogage, la classification et la consultation de la bibliothèque,
  • la collecte et le suivi des conditions climatiques des locaux,
  • la reproduction de documents (complément au microfilmage et à la photographie) à des fins sécuritaires et de diffusion,
  • la présentation de l’institution et de ses prestations sur le site intranet et internet de l'administration

Buts

A court ou moyen terme, l'informatique doit permettre de :

  • systématiser et coordonner la description des fonds d’archives et des collections,
  • offrir des moyens de recherche plus performants, notamment par le biais de l’indexation,
  • communiquer des informations documentaires à l’intérieur et à l’extérieur de l’institution,
  • créer des reproductions numériques de documents.

Par ailleurs, l’archivage de documents électroniques – c’est-à-dire la conservation des sources sur support numérique – reste problématique et demande la mise en œuvre de nouvelles stratégies. Depuis plusieurs années, les ACV participent activement à divers projets de la communauté des archivistes suisses sur l’archivage électronique.

Accès

Actuellement, depuis la salle de travail, le public des Archives cantonales vaudoises accède sur écran aux catalogues du Réseau des bibliothèques de la Suisse occidentale (RERO), à l'inventaire des Archives communales vaudoises avant 1961 et à Internet. Des instruments de recherche, soit des inventaires et des répertoires numériques, sont édités sur papier à partir de la base de données des ACV. Celle-ci sera ouverte au public dès 2008. A terme, il est prévu de rendre accessibles sur Internet tous les inventaires d'archives ne contenant pas des données protégées, ainsi que des reproductions numériques de documents.

Les bases de données

A la fin de l’année 1996, les ACV ont créé la base de données DAVEL (Description des Archives cantonales Vaudoises sous une forme ELectronique) sur le logiciel documentaire BASISplus en se conformant aux normes internationales en matière de description archivistique (norme ISAD (G)). Dans cette base de données sont décrits au moins sommairement tous les fonds d’archives conservés aux ACV (3'000) : leur contenu, leur production, leur traitement et leur gestion. Au début de l'année 2008, DAVEL sera migrée sur le logiciel scopeArchiv et enrichie de 300 nouveaux inventaires. 

Depuis 2002, les ACV entretiennent une base de données contenant l'ensemble des inventaires des Archives communales vaudoises avant 1961 (près de 195'000 notices). Celle-ci est consultable sur le site internet de l'administration cantonale