Réalisation
Historique de la démarche
Enoncé pour la première fois, le 4 décembre 1996 devant l’ensemble des préfets, le projet a été présenté, le 23 mars 1998, par Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises, en compagnie de Robert Pictet, adjoint, chargé des relations avec les communes, aux archivistes professionnels de Lausanne (Frédéric Sardet, Montreux (Evelyne Lüthi-Graf), Morges (Fabienne Chatelan), Nyon (Elisabeth Bourban-Mayor) et Vevey (Marjolaine Guisan). Evelyne Lüthi-Graf quitta, le 31 août 1998, ce premier cercle des permanents du projet qui se chargea du suivi de la saisie des données. L’engagement, dès avril 1999, de Beda Kupper permit de dynamiser la démarche. Olivier Conne, archiviste en charge des questions informatiques aux Archives cantonales vaudoises, a été associé dès 1999 aux réflexions sur la base de données.
Un comité de rédaction, formé de Gilbert Coutaz, Beda Kupper, Robert Pictet et Frédéric Sardet, se mit en place pour conduire le projet du livre que Me Antoine Rochat, directeur de la Bibliothèque historique vaudoise, accepta.
L’Association vaudoise des archivistes soutint dès l’origine le double projet.
Un groupe de 102 communes pour lesquelles le comité chargé de la saisie n’avait pas d’interlocuteur privilégié fut invité, par lettre du 4 octobre 200, à participer directement au projet, en mettant une personne à disposition ou en payant le travail au prorata du nombre de pages de l’inventaire. Des séances de formation à la saisie de 39 personnes envoyées par les communes furent organisées en 2000, aux Archives communales de Nyon, le 1er février, de Vevey, le 8 février, et aux Archives cantonales, le 10 mars.
De nouvelles lettres circulaires furent adressées aux communes qui n’avaient pas été approchées dans un premier temps, le 16 mars et les 1er et 20 septembre 2000. Au total, 381 communes furent sollicitées. Elles ont toutes accordé leur soutien d’une façon ou d’une autre.
La saisie et l’indexation des données furent terminées en août 2002.
La base de données fut mise en exploitation interne, dès le dernier trimestre 2002. Elle fut corrigée définitivement au début du mois de septembre 2003.
Les appels d’offre pour la création d’un site Internet furent lancés en août 2001. Le projet initial prévoyait la livraison des données sous forme de cédérom. Devant le nombre de communes disposant d’un site Internet particulier et les développements informatiques, il fut abandonné définitivement en 2001.
Le chef du Département des institutions et des relations extérieures, Pierre Chiffelle, donna son accord écrit, le 30 juin 2003, pour le développement du site Internet «Inventaires des archives communales avant 1961» avec les ressources internes du département. Son prédécesseur, M. Claude Ruey, avait accepté que le travail de M. Beda Kupper soit pris en charge, dès 2001, par le budget des Archives cantonales vaudoises.
Livre et site ont été présentés, lors de la conférence de presse, tenue à l’Hôtel de Ville de Vevey, le 6 novembre 2003. Des liens ont été créés sur chaque site Internet spécifique des communes et de celui de l’Union des communes vaudoises.
