Situer la démarche dans son contexte
Maîtriser l'information et les archives dans les communes passe par la formation: l'apport des Archives cantonales vaudoises
Parler d'archives dans les collectivités publiques, c'est parler d'organisation de l'information, de sa gestion et de son exploitation, de son évaluation et de sa conservation. Or les masses d'informations qu'une commune doit traiter journellement tendent à s'accroître; leur maîtrise nécessite, bien plus qu'un parc informatique performant, des pratiques partagées et adaptées aux besoins. Non seulement les autorités et le personnel administratif doivent gérer les dossiers courants et les demandes quotidiennes; elles doivent pouvoir recourir à des dossiers anciens selon les besoins des affaires. Cela passe inévitablement par des objectifs communs et par la mise en place de procédures et de techniques, de plans de travail et de classement concertés entre les différents acteurs.
Pendant près d'un siècle, les Archives cantonales vaudoises ont rédigé directement ou par intermédiaire les inventaires des fonds historiques des communes. Dans un environnement financier et professionnel qui a fortement évolué ces dix dernières années, il ne leur est plus possible de poursuivre la politique antérieure.
Il est apparu que l'aide aux communes, surtout à celles qui n'auront jamais la possibilité de disposer d'une structure professionnelle, passe par la formation. La démarche est d'autant plus opportune qu'elle correspond au souhait de l'Association vaudoise des secrétaires municipaux et qu'elle vient en complément de ce que l'Association vaudoise des archivistes peut offrir à ses membres.
Ce support de cours, qui bénéficie de la large expérience dans le terrain de M. Robert Pictet et des formations données par les Archives cantonales vaudoises au personnel de l'administration cantonale et de l'Ordre judiciaire vaudois, marque le début d'un processus de collaborations avec les communes. Selon son audience, les attentes individuelles et collectives, il sera élargi à des modules thématiques et à des cours sur mesure. Il a été mis en ligne, au terme du cycle de la formation donnée entre 2005 et 2008, pour profiter à la communauté large des archivistes communaux.
Les effets de la formation ne se mesureront qu'avec le temps. La qualité et les contours des Archives communales vont de pair avec la qualité et les contours des informations communales, et dépendent des compétences mises à disposition pour leur gestion et leur conservation. Le lien entre les deux mondes est désormais établi et ne demande qu'à être vérifié et approfondi.
Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises, 2005/2008
