19. Qui évalue la valeur les documents?
Les Archives cantonales vaudoises, avec l'aide de partenaires, peuvent proposer des «calendriers de conservation». En cas de doute, l'archiviste responsable est à même de vous renseigner.
Un groupe de travail, composé d'archivistes cantonaux et communaux et de secrétaires municipaux, a examiné les documents du point de vue de leur intérêt patrimonial, susceptibles d'être conservés ou éliminés.
Les principaux «critères de choix», la «liste des documents essentiels», l'«aide-mémoire relatif aux papiers de corbeille» et le «calendrier de conservation» constituent des aides indispensables à la décision qu'exécute le secrétaire municipal.
L'évaluation d'archives est l'acte de juger la valeur administrative, financière, légale et patrimoniale (historique) des documents et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs s'appliquent. L'évaluation suppose une prise de responsabilité.
Les éliminations ne s'effectuent pas de manière sauvage, mais après avoir rempli un «bordereau d'élimination» dûment signé par le syndic ou le municipal responsable.
L'élimination des documents est la règle, la conservation l'exception.
- Evaluer les documents et les dossiers:
- le calendrier de conservation
