25. Savez-vous que vous pratiquez le «Records management»?

«Records management»

La position du/de la responsable à la production/réception du document, le plan de classement, le calendrier de conservation et l'emploi généralisé de l'informatique sont les éléments constitutifs du «Records management»

Le «Records management» est un instrument de travail global s'appliquant aux archives courantes et intermédiaires, qui trouve une nouvelle vitalité dans l'usage généralisé de l'informatique.

Le «Records management»:

  • s'inscrit dans le «cycle de vie» du document,

  • le responsable des archives, habituellement par délégation le secrétaire municipal, est situé à la production/réception du document ou du fichier numérique,

  • il localise le document/dossier dans le «plan de classement» par une cote, favorise sa recherche au travers de la liste des «mots-clés» et fixe le «sort final» selon le «calen­drier de conservation» [28], [C] ou [E], encore [T] et les «règles d'archivage»,

  • tous les choix et décisions concernant les instruments de travail cités plus haut sont consi­gnés par écrit dans la «Liste des procédures».

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