10. Comment réaliser un «bon» plan de classement?
Quel «plan de classement» choisir?
Généralités
Le «plan de classement» ou «cadre de classement» fait partie intégrante d’un «système de classement».
Définitions
Classification: opération intellectuelle consistant à regrouper des activités et des documents qui en découlent.
Classement: opération matérielle consistant à ranger les dossiers dans un certain ordre. Se dit aussi «archivage».
Système de classement: structure hiérarchique et logique des documents sur tout support, produits ou reçus dans le cadre des activités d’une organisation, permettant le regroupement intellectuel ou physique de ces documents et de l’information qu’ils contiennent («Plan de classement» ou «cadre de classement»), leur repérage («cotation») et leur interprétation par l’ensemble du personnel de l’organisation ou par des utilisateurs éventuels («index des mots- matières / mots- clés»).
Le «système de classement»
Le «système de classement» sert de base au rangement ou classement des dossiers dans les meubles à dossiers suspendus, les boîtes d’archives, les armoires et les dépôts. Il garantit la possibilité d’effectuer une recherche hiérarchisée, rapide et structurée.
Les qualités essentielles du «Plan de classement»
Le bon «plan de classement»[7] est un «système de classement» qui vous convient.
Les archives courantes et intermédiaires sont organisées habituellement selon un plan de classement «Maison» ou selon un plan de classement inspiré, étroitement ou non, du «Plan comptable 1980», proposé en annexe 2.
Les qualités d’un bon plan de classement:
- il est hiérarchique, allant du général au particulier,
- garantit que tous les documents peuvent être classés selon leur contexte administratif,
- comprend tous les documents reçus et produits et assure qu’il n’existe pas de documents isolés,
- assure que chaque dossier rassemble tous les documents portant sur la même affaire,
- s’applique aussi bien aux documents conventionnels qu’aux documents électroniques,
- s’intègre sans autre à des systèmes électroniques de gestion des documents,
- s’adapte à toutes les fluctuations de l’organisation de l’administration,
- s’applique à toutes les étapes du «cycle de vie des documents», les archives «courantes», «intermédiaires» et «définitives».
