21. Que conserver et durant combien de temps?
Prendre connaissance de la documentation administrative:
En principe, aucun document ne doit être éliminé par les divers secteurs de l'administration communale sans l'autorisation du syndic (Loi du 28 février 1956 sur les communes, article 75), y compris ceux qu'un calendrier de conservation[15], approuvé par les ACV, destine à l'élimination après un certain délai. L'autorisation est accordée sur la base d'un «bordereau d'élimination»[16].
Pour d'évidents motifs de simplification administrative, l'élimination des «papiers de corbeille» est cependant admise sans autorisation préalable du syndic et sans rédaction d'un bordereau d'élimination.
Ces documents qui n'ont pas valeur de preuve et donc pas des archives peuvent être éliminés en tout temps et notamment lors du tri préliminaire qui devrait être effectué avant le classement d'un dossier aux archives «intermédiaires», sont en particulier les suivants:
- Les documents reçus pour information qui ne donnent lieu à aucun début de procédure et ne servent pas au traitement des affaires:
les bulletins officiels que l'administration n'est pas chargée de garder (en particulier les collections de lois, feuilles officielles, etc.)
les revues et autres imprimés
les documents publicitaires et propositions non sollicitées de fournisseurs (offres spontanées)
les circulaires, rapports et autres documents reçus pour information·
- Les courriers sans importance pour l'activité de l'administration:
les invitations et lettres d'excuses
les fiches de transmission
les lettres d'accompagnement
les enveloppes, sauf les recommandés, celles qui portent une adresse non inscrite ailleurs et celles dont la date du sceau constitue une preuve·
- Les copies de travail de documents dont la version finale est disponible:
les brouillons
les tirages intermédiaires
la version informatique des documents imprimés - Les pièces inutiles à la compréhension d'un dossier:
les avis d'envoi, après réception de la réponse
les ordres du jour, après réception du procès-verbal·
- Les doublons de toutes natures
- Les stocks d'imprimés:
les circulaires, brochures et autres imprimés créés par l’administration communale, sauf un exemplaire
Cette liste n'est pas exhaustive. Suivant la nature des activités des différents secteurs, d'autres documents peuvent être considérés comme papiers de corbeille. Il est donc recommandé à chaque secteur de dresser une liste de ceux-ci et de la soumettre aux ACV en cas de doute. Cette liste pourra figurer dans une instruction interne (directive) du secteur relative à la gestion de ses dossiers.
