15. Comment localisez-vous les dossiers dans vos bureaux?
Localiser les informations
au moyen d’un «Tableau de situation» ou «Plan de situation» des dossiers par locaux procède d’une bonne organisation des archives, facilite la recherche et l’autonomie des municipaux
Organiser une «adresse de rangement» dans tous vos locaux
Si votre administration comprend plusieurs bureaux et plusieurs employés susceptibles de consulter / déplacer les dossiers, si le syndic et les municipaux doivent mettre la main sur l’information en l’absence du responsable:
- élaborer une liste claire et précise de tous les locaux les meubles (armoires, buffets) susceptibles de contenir des dossiers,
- de tous les meubles (armoires, buffets) susceptibles de contenir des dossiers,
- de tous les dossiers des archives «courantes» (à portée de la main), «intermédiaires», puis «définitives». Le responsable des archives est à même de dresser cette liste.
Pour suivre physiquement le dossier, principalement dans des administrations comprenant plusieurs collaborateurs occupés dans divers locaux, il importe de savoir où est déposé le dossier et qui le traite.
Elaborer un listing clair des divers locaux et respectivement des divers objets mobiliers de rangement ou de classement des dossiers, autrement dit un «Plan topographique des dossiers par locaux».
Titrer (ou identifier par des couleurs en rapport avec les dicastères) les tiroirs des meubles à dossiers suspendus.
