12. Constituez-vous des «dossiers maîtres»?
Le «dossier maître» est un dossier de référence contenant tous les originaux
Seul le «dossier maître» est conservé.
Pour les dossiers qui associent plusieurs collaborateurs ou qui concernent plusieurs municipaux, travaillant dans plusieurs locaux différents, il est impératif de désigner un responsable (secrétaire municipal, par ex.) qui détient le dossier de référence ou «dossier maître».
Le responsable rassemble, en dossiers suspendus ou des classeurs, tous les documents originaux.
On évite ainsi la dispersion des documents originaux, mais aussi la tenue de dossiers de travail tenus parallèlement par les autres membres de l'équipe à leur usage personnel, mêlant originaux et copies.
Les dossiers personnels parallèles ne contiennent que des copies. Ils doivent être éliminés au règlement de l'affaire.
Placer tous les originaux dans le «dossier maître»
