16. Laissez-vous sortir du bâtiment les documents originaux?
Les originaux ne sortent pas des locaux de l'administration
Par principe les originaux ne sortent pas des locaux de l'administration
Dans le cas contraire, prévoir l'utilisation d'un «fantôme»
Les dossiers doivent pouvoir être consultés par les conseillers municipaux, l'administration, les organismes intercommunaux ou cantonaux. Il importe de veiller à la bonne circulation des dossiers empruntés, à leur localisation géographique (localisation précise de l'emprunteur), à leur localisation dans le «plan de classement» et à la surveillance de leur retour physique:
- remplacer systématiquement le document/dossier emprunté par un «fantôme», identifiant la cote ou référence du document/dossier, son titre ou description, le nom de l'emprunteur, la date de l'emprunt et de la restitution
- glisser le «fantôme» dans une fourre en plastic de couleur vive, placez-le à la place exacte du dossier emprunté (à l'intérieur de la boîte d'archives s'il le faut), ce qui évitera à d'autres des recherches inutiles et qui facilitera considérablement la remise en place
- indiquer la date de restitution. Les «fantômes» sont conservés comme élément de contrôle.
