6. Connaissez-vous le «cycle de vie»?
la «double valeur» des documents?
«les 4 niveaux de classement»?
les notions de «fonctions» et «activités»?
Le document suit un processus continu de sa création à son élimination ou à son versement au local des archives, dit «le cycle de vie du document» ou «les 3 âges des archives» : archives «courantes» (dans votre bureau à portée de la main), «intermédiaires» (dans un local annexe pour usage occasionnel), puis «définitives», s'ils sont conservés pour leur valeur historique ou patrimoniale
Le cycle de vie des documents
- Gérer une affaire, c'est ouvrir un dossier : les archives courantes
Elles sont constituées des documents actifs, relatifs à des affaires en cours, dont l'utilisation est fréquente. Les dossiers sont conservés intégralement dans les bureaux.
Le dossier est l'instrument de base : on y regroupe tous les documents liés à une même affaire.
Le responsable (Secrétaire municipal(e), par ex.) constitue le «dossier maître» (contenant seulement la totalité des originaux) et leur classement suit l'organisation et la cote fixée dans le «cadre» ou «plan de classement».
Il dresse la liste de tous les dossiers dans un «répertoire», ou dans une «base de données», au moment de leur élaboration.
- Clore une affaire, que faire du dossier? Les archives intermédiaires
Ces dossiers concernent des affaires achevées, que l'organisme producteur est tenu de conserver à des fins de preuve ou de référence (aide en cas de prise de décision) ou en vertu de délais de prescription légaux ou administratifs.
Le responsable transfère les dossiers dans l'espace réservé aux archives intermédiaires. Au besoin, il change de cartons les dossiers (voir point 4), mais conserve le même intitulé du «dossier maître», pour autant qu'il porte sur la même affaire. Il portera en plus la même cote et accueillera les documents d'usage occasionnel.
