23. Quand et comment éliminer les documents?
L'élimination se fait avec l'autorisation du syndic et en conservant une trace au travers des «bordereaux d'élimination»
Le tri des dossiers s'effectue à chaque étape du cycle de vie des documents: «archives courantes», «intermédiaires» et «définitives », pour autant que de nouveaux arguments militent en faveur de leur élimination. Les documents qui entrent aux «archives définitives» y restent «pour toujours».
Deux cas de figure courants sont pris en considération.
L'élimination d'office: documentation, imprimés et «papiers de corbeille»
La documentation, les imprimés et les «papiers de corbeille»[21] ne sont pas des archives et n'entrent donc pas aux «archives définitives». Par simplification, leur élimination est admise par le personnel communal, après information transmise au syndic, sans «Bordereau d'élimination».
Les documents sur support numérique, dont une version imprimée est classée ou qui constituent des versions de travail d'un document final, imprimé ou classé, peuvent être éliminés sans autorisation du syndic, assimilés qu'ils sont aux «papiers de corbeille».
