13. Comment ouvrir un nouveau dossier et le localiser dans le «plan de classement»?
Ouvrir une affaire, c’est ouvrir un dossier
Identifier et coter immédiatement les documents, dossiers, classeurs et boîtes d’archives.
Placer les originaux dans le «dossier-maître»
Ouvrir et identifier un dossier
- Localiser/coter documents / dossiers dès leur création ou réception. Chaque dossier reçoit une cote unique et définitive qui accompagne le dossier tout au long de son existence et qui correspond au «plan de classement». si le dossier disparaît, la cote n’est pas réutilisée. Eviter de recommencer une numérotation par année.
- Identifier le dossier, dès sa constitution : intitulé, titre (le plus significatif en se basant sur l’activité principale qu’il reflète) et dates extrêmes (dates d’ouverture et de clôture). Eviter «Divers», «Affaires générales», «Correspondance». Normer l’intitulé des dossiers selon le «plan de classement» ou l’ «index de mots-clés». «Conservation».
Avant d’ouvrir un nouveau dossier, s’assurer qu’il n’existe pas déjà en consultant le «Plan de classement». Elaborer une directive fixant les modalités d’ouverture, de tenue et de clôture des dossiers (identification et détail du contenu des dossiers) pour éviter une dérive.
Ouvrir une «affaire», c'est ouvrir un «dossier»
