4. Comment conditionner les documents et protéger les locaux?
Mobilier, matériel et supports
Le Guide pratique aborde les qualités minimales exigibles[5] de l’équipement du local des archives «intermédiaires» puis «définitives». Cet espace doit tenir compte des facteurs suivants :
Lieux de conservation :
- entrée et sortie des documents aisée,
- accès rapide et efficace aux documents,
- traitement rapide des archives « intermédiaires » (tri, élimination), puis versement aux archives « définitives »,
- charge au sol adaptée au poids des documents entreposés.
Equipements modernes et performant, pour faciliter votre tâche:
- entreposage sur des rayonnages métalliques, simples ou doubles, fixes ou mobiles (Compactus), ignifuges et modulables,
- contenants standardisés (boîtes et dossiers au format A 4), conçus pour le rayonnage,
- local sécurisé par un système d’alarme contre le vol ou le vandalisme,
- système de détection incendie, sensible à la fumée et à la chaleur,
- système d’extinction des incendies,
- système de détection des inondations («détecteur d’eau»), écoulements dans le sol,
- système de contrôle de l'humidité relative (hiver : 45% +/- 5%; été : 55% +/- 5%) et de température (hiver : 14-18 ºC; été : 22-24 ºC)
Support documentaire :
- papier de longue conservation (papier permanent, Chronos ou Quo Vadis), pour les documents essentiels, support analogique de préférence au numérique.
- supports spéciaux, numériques surtout.
