20. Comment choisir sans se tromper?
Sept critères globaux évitent de commettre des éliminations irréparables
Conserver ou éliminer suppose répondre à plusieurs questions préalables:
- Conséquences d'un choix de conservation ou d'élimination?
- Répondre à des besoins administratifs ou à des besoins historiques?
- Comment obtenir un maximum d'informations en un minimum de place?
Choisir sans se tromper: 7 critères d'évaluation[14]
1 Conservation des documents issus des missions de l'administration communale. La commune est responsable des documents qu'elle émet et qui résultent de son activité. Elle n'a pas à répondre de ceux qu'elle reçoit. Ainsi n'en font pas partie les dossiers AVS-APG-AI ou de la Caisse de compensation de compétence fédérale depuis 1948.
2 Conservation des documents propres à la commune, qui ne sont pas conservés dans les Services de l'Etat. Délibérations des autorités, comptes communaux.
3 Conservation des documents originaux de préférence aux copies. Conservation du «dossier maître», c'est-à-dire le dossier émis par l'autorité responsable comprenant la totalité des documents d'une affaire, en original, de préférence au dossier de travail en circulation par copie, qui est éliminé à terme. Conservation du support papier de préférence au support informatique.
4 Conservation des séries homogènes, à forte densité d'information, constituées sur une longue période sans lacune. Délibérations des autorités, de la Municipalité et du Conseil, comptes communaux, Enquêtes publiques.
5 Conservation des documents représentatifs de la vie du lieu, pour leur rareté ou leur intensité ou représentative d'une tradition communale. Gryon et Villars (Ollon) sont connues pour leur vie touristique, Leysin pour sa vocation médicale, Montreux, sa vocation musicale. Les supports images et son y sont fortement représentés.
6 Conservation des documents selon la qualité des intervenants. Autant les administratifs (autorités de tutelle ou représentants du pouvoir: syndic, conseillers juridiques, vérificateurs des comptes) que les personnalités marquantes (écrivains, historiens).
7 Conservation des documents selon des critères économiques: la qualité des supports (leur mauvais état de conservation peut entraîner leur élimination), le volume des documents (à mettre en balance avec leur intérêt documentaire), le coût de leur traitement (temps de travail pour effectuer le classement, superficie des locaux d'archives nécessaires, coût de l'équipement et du matériel de rangement, frais éventuels de restauration), la connaissance des tendances et des besoins de la recherche historique communale (comparaison du coût de la conservation avec le bénéfice culturel escompté).
