22. Peut-on se passer du «Calendrier de conservation»?
Le «calendrier de conservation» définit, secteur par secteur, l'existence, le délai de conservation et le sort final des dossiers
Le «calendrier de conservation» facilite considérablement le tri et la sélection des documents/dossiers en permettant l'identification, dès leur création ou leur réception, de ceux qui pourront être éliminés à terme et de ceux qui devront être versés aux «archives définitives».
Compétence de la commune
La commune est compétente pour organiser le classement de ses documents (plan de classement), ainsi que pour déterminer la durée pendant laquelle ceux-ci devront être conservés par ses soins, aux archives courantes et intermédiaires. La commune fondera son jugement sur des critères administratifs, dits «Durée d’utilité administrative (DUA)» (nécessité de disposer des documents pour son fonctionnement interne, pour la prestation de services, etc.) ou juridiques, dits « Durée d’utilité légale (DUL) », (obligation légale de conserver les documents, délai légal, prescriptions administratives, etc.).
Les Archives cantonales assistent les communes en leur prodiguant soutien et conseils.
Compétence des Archives cantonales vaudoises
Les ACV assument la responsabilité de valider le sort des différents documents à l'issue du délai de conservation fixé par la commune. Elles se fondent pour cela sur la «valeur archivistique» (valeur secondaire) des documents, qui dépend de critères historiques, scientifiques et archivistiques (importance des documents pour la recherche historique, scientifique, sociale, etc. ou comme témoins des activités originales dans la commune).
En 1996-1999, un groupe d'archivistes et de secrétaires municipaux a élaboré un «Calendrier de conservation» à l'usage de l'ensemble des communes, petites ou grandes, dans la mesure où leurs dossiers sont souvent identiques, publié dans le Guide pratique, mise à jour 2007, section 5.4.5.
L’actualisation du «calendrier de conservation» est prévue dans le courant de l’année 2008.
