8. Saviez-vous que les archives de votre commune dépendent de l'organisation initiale des informations dans vos bureaux?
«Chaque chose au bon endroit et un endroit pour chaque chose»
Concevoir une «politique d’archivage» dont le «Plan de classement» et le «Calendrier de conservation» sont les éléments essentiels
Chaque document doit être clairement identifié pour être placé dans le bon dossier, rangé au bon endroit et consultable en tout temps par toute personne autorisée.
Moyen d’action
Cela implique l’élaboration d’une «politique d’archivage» applicable aux archives courantes et intermédiaires englobant le document dès sa réception, son utilisation, son parcours ou circulation et enfin son sort final (élimination ou conservation) et son transfert aux archives définitives.
Une politique d’archivage, pour être opérationnelle, sera mise en perspective avec :
- «les 3 âges des archives» et le «cycle de vie des documents»,
- « les notions de « valeur primaire» et de «valeur secondaire»,
- «les niveaux de classement» ou «niveaux de description» : fonds, série, dossier, pièce.
