Gérer les archives définitives (suite 2)
Imprimer, conserver et distribuer le répertoire
Le répertoire est propriété de la commune qui l'a réalisé. La saisie informatique est conservée en lieu sûr et mise à jour à intervalles réguliers. Ses accès sont sécurisés et placés sur des supports électroniques fiables (serveur, cédérom, cassettes DAT), mais leur durée de conservation est éphémère (10 à 15 ans environ). Leur réinscription périodique est nécessaire.
Trois exemplaires doivent être tirés sur papier. L'exemplaire original tiré sur papier Narcisses 90 g., sera placé dans le dossier «archives» du greffe municipal. Une première copie sur papier courant est à disposition dans le local des archives pour consultation sur place. Une deuxième copie sur papier Narcisses 90 g et une extraction informatique (disquette, cédérom ou envoi par messagerie) seront transmis aux Archives cantonales vaudoises dès l'achèvement du répertoire.
Le/la préposé(e) à la gestion des archives, le greffe municipal ou l'archiviste qui a réalisé le répertoire est responsable de la mise en place finale des documents, de la mise à jour du répertoire, ainsi que du placement aux bons endroits des 2 premiers exemplaires et de l'envoi du 3e exemplaire aux Archives cantonales vaudoises.
Consulter les archives
Les documents sont conservés dans la commune et peuvent être consultés sur autorisation du syndic[5].
En principe, le lecteur adressera une demande écrite ou téléphonique au syndic en précisant les documents qui l'intéressent et en motivant sa recherche (généalogie, histoire de la maison de famille, de sa commune d'origine, toponymie, étude la vie quotidienne, etc.).
La consultation des documents s'effectue sur place et sous surveillance.
Les autorités veilleront à ne pas laisser sortir ou prêter des archives, qui sont uniques.
La Loi de 24 septembre 2002 sur l'information (Linfo) [6] a précisé les documents en principe consultables, en équilibrant souci de transparence administrative et protection de la sphère privée.
La Linfo précise que les archives historiques sont en principe librement consultables à des fins historiques ou scientifiques.
La rubrique «Pourquoi organiser un séminaire?» revient en détail sur les documents concernés par la Linfo
