Gérer les archives définitives
Préparer le versement aux archives définitives: comment?
- Classer (ordre intellectuel) et ranger (ordre matériel) ses dossiers: vérifier qu'ils soient regroupés selon les différentes attributions des services, et à l'intérieur de celles-ci, par affaire et suivant la logique de travail du bureau (classement thématique, alphabétique ou chronologique); remettre à leur place les dossiers déplacés; vérifier que les titres des dossiers correspondent à leur contenu et que les dates soient exactes.
- Conditionner les dossiers en boîtes solides, titrées et numérotées ou cotées.
- Enregistrer immédiatement les boîtes dans le répertoire numérique des archives en utilisant de préférence les termes employés normalisés dans le «calendrier de conservation» pour désigner les différentes catégories de documents.
Verser et éliminer les dossiers aux archives définitives: quand?
L'initiative revient au personnel administratif, spécialement au greffe municipal, en charge habituellement des archives communales. Comme vous disposez d'un «calendrier de conservation»[1], il est recommandé d'éliminer et de verser régulièrement.
Verser et éliminer les dossiers aux archives définitives: quoi?
La distinction entre dossiers à conserver [C] et à éliminer [E] se fait en application du «calendrier de conservation». En cas de doute, consultez les Archives cantonales vaudoises.
Eliminer les dossiers: comment?
L'élimination s'effectue après avoir rempli le «bordereau d'élimination» et obtenu l'aval du syndic[2]. Le greffe municipal conserve les bordereaux d'élimination dans son dossier «archives».
