Gérer l'arriéré documentaire, 1960-2008

Quelques pistes de réflexion

Dès 1896 et durant plusieurs décennies, les ACV ont apporté un large soutien aux communes, oeuvrant principalement à la sauvegarde des archives définitives ou historiques. Parallèlement, l'AVSM a présenté cette question au travers des cours de formation donnés à ses membres.

Force est de constater que le traitement des archives courantes et intermédiaires a été délaissé. Il en résulte un amoncellement qu'il importe de gérer maintenant.

Plusieurs options financièrement supportables pour les communes peuvent être envisagées:

  1. Encourager et inscrire votre personnel administratif /votre apprenti(e) à suivre un cours de base pour le/la sensibiliser à la gestion de l'information documentaire.

  2. Engagement ponctuel d'un(e) préposé(e) à la gestion des archives communales fixe ou itinérant(e), susceptible de passer quelques jours/semaines dans votre commune pour appliquer le calendrier de conservation et procéder au tri des dossiers et des armoires, ainsi que la mise à jour du répertoire/inventaire. Les engagements doivent se succéder sur des périodes assez longues ou se répéter périodiquement pour rendre ce type de poste attractif. Certaines communes ont fait appel à un préposé itinérant; alors que Bex et Aigle ont engagé une archiviste à mi-temps sur toute la durée de l'année.

  3. Soucis d'efficacité et conscience des enjeux, engagement d'un(e) archiviste intercom­munal(e), par exemple Chavannes/Renens, Ecublens, Jouxtens-Mézery, et Prilly dès l'an 2000.

  4. Nécessité vu la taille de la commune d'engager un(e) archiviste universitaire ou diplômé(e) à demeure: Montreux, Morges, Nyon, Pully, Renens, Vevey, Villeneuve, Yverdon-les-Bains.

  5. Intégration des archives dans une politique culturelle généreuse, création d'une struc­ture lourde et multi fonctionnelle: archives traditionnelles, mais aussi pôle de compétences image et son, par exemple Lausanne.

Le but recherché est de rendre les administrations de petites et moyennes communes autonomes en matière de traitement des documents, dès leur réception, jusqu'à l'archivage définitif ou l'élimina­tion[1].

Les ACV tiennent à votre disposition toutes les informations utiles pour mettre un poste d'archi­viste/de préposé(e) au concours et peuvent vous recommander des personnes de confiance[2].