Annexe 1: Liste positive des «documents essentiels»
Cette liste positive des documents ou dossiers «essentiels» à conserver sans limite de durée (de manière illimitée), ou selon des délais de conservation différenciés, est accompagnée de «règles de conservation» ou «règles d'archivage».
La «règle de conservation»[1] fixe la motivation et la justification de la conservation ou de l'élimination du dossier et leur «sort final»: conservation [4-C] et versement aux archives définitives ou élimination [E]. Elle précise le détenteur de l'exemplaire principal (dossier maître) et le meilleur support de conservation. Elle préconise parfois leur transfert.
Pour sa part, le «Calendrier de conservation» définit, secteur par secteur, ce qui doit être éliminé ou conservé de manière permanente et par la suite versé aux archives définitives.
Le «sort final» des dossiers /documents est validé par les Archives cantonales vaudoises (ACV) et l'Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM).
Leur durée de conservation aux archives courantes, puis intermédiaires, dite «Durée d'Utilité Administrative» (DUA), est laissée à l'appréciation de la commune. Elle respecte la «Durée d'Utilité Légale» (DUL).
Ces règles d'archivage concernent prioritairement:
- les «dossiers maître», ce qui suppose l'élimination des dossiers et copies de travail,
- les dossiers/documents produits par l'administration communale ou l'association intercommunale, les sociétés locales ou les fonds privés dans le cadre communal,
- les dossiers et non les documents isolés,
- le support analogique autant que le support numérique.
Ces règles n'ont pas d'impact sur le Plan de classement.
