Le contenu de DAVEL

L’ouverture publique de DAVEL a été un des principaux objectifs assignés à la base de données créée en décembre 1996. Elle est effective depuis septembre 2010.

Par comparaison avec les autres dépôts d’archives suisses, cette base de données a été constituée tardivement Son retard l’a néanmoins servie ; en effet, elle a été fondée sur la norme générale et internationale de description archivistique ISAD (G) qui venait d’être diffusée et sur le partenariat avec les Archives d’Etat de Genève qui avait développé depuis 1986 une application pour la description des ses fonds d'archives.

Depuis 1996, la constitution et le développement de cette base de données ont été freinés par le manque de suivi dans les disponibilités financières, des multiples changements intervenus dans l’administration et l’hébergement des données, des lenteurs et des difficultés des environnements informatiques.

La base de données DAVEL a été initialement implantée sur le système de gestion de bases de données BasisPlus. Depuis le 14 octobre 2008, DAVEL fonctionne sur le logiciel métier scopeArchiv. Le premier produit a dû être abandonné parce qu'il ne faisait pas partie des standards de l'Etat et en raison de développements spécifiques.

La base de données DAVEL décrit l’ensemble des fonds d’archives conservés par les Archives cantonales vaudoises. Par la notice descriptive du fonds d'archives, l'utilisateur a accès à la quasi totalité des inventaires sous forme de fichiers PDF.  Les Archives cantonales vaudoises ont pour objectif de généraliser ce type de description à l'ensemble de leurs fonds. Des procédures automatisées sont en cours d'application pour permettre la reprise intégrale et la structuration des informations se trouvant encore à ce jour dans une version dactylographiée ou de traitement de texte.

Depuis 1996, des descripteurs complètent la notice descriptive et constituent des points d’accès supplémentaires aux autres champs habituellement utilisés pour l’interrogation. En faisant le choix, en 2009, du Vocabulaire RERO, l’indexation par vocabulaire contrôlé des descripteurs matières, lieux et personnes est en cours d’harmonisation et de simplification. Elle constitue une approche originale de la base de données DAVEL.

Enfin, la base de données DAVEL s’enrichit chaque jour d’inventaires nouveaux. Il faut savoir que, depuis 1996, un vaste rattrapage dans les arriérés d’inventaire a été entrepris, et que l’institution s’accroît annuellement en moyenne de 660 mètres linéaires d’archives dont les inventaires se font aussi rapidement que possible les interprètes de la richesse et de la variété documentaires.  Ainsi, si entre 2002 et 2008, elle s'est augmentée de 22 238 nouvelles notices, elle s'est accrue
en 2009 de 14 724 notices nouvelles,
en 2010 de 35 183 notices nouvelles,
en 2011 de 45 171 notices nouvelles,
en 2012 de 73 540 notices nouvelles,
en 2013 de 40 196 notices nouvelles,
en 2014 de 58 184 notices nouvelles.
en 2015 de 26 627 notices nouvelles

A la fin de l’année 2015, le site Internet DAVEL contenait 411 465 enregistrements, décrivant autant d’unités documentaires.
A cette date, 3 600  fonds ou collections (soit 97 % de ceux conservés aux
ACV) avaient un inventaire dans DAVEL.

La Norme internationale pour la description des institutions conservant des archives (ICA-ISDIAH, International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings), élaborée en mars 2008 par le Comité des normes et bonnes pratiques du Conseil international des archives offre des règles générales pour la description de toute entité (institutions culturelles, entreprises, familles) conservant des archives et les mettant à disposition d'usagers. Elle a été introduite dans DAVEL, le 30 août 2012.