Statistiques actuelles

Préambule

Les Archives cantonales vaudoises ont entrepris de définir l'aide de statistiques le profil de leurs usagers. Elles ont livré dans leur rapport d'activité de 1996 (parution en 1997) les résultats de leur enquête, qui devront faire l'objet d'interprétations complémentaires au fil des années. Nous livrons ici les résultats de nos réflexions menées en 2005, pour servir le débat professionnel général.

Les études d'usagers des archives

Par Jérôme Guisolan, archiviste aux Archives cantonales vaudoises

(Extrait de : "Les Archives et leurs utilisateurs", séminaire donné par les Archives cantonales vaudoises, le 24 septembre 2005, dans le cadre du Cours d'introduction de l'Association des archivistes suisses)

Au cours de la dernière décennie du siècle dernier, les monographies et articles divers sur le thème des politiques d’accueil du public dans les dépôts d’archives et visant à cerner le portrait type de l’usager ont vu leur rythme de parution s’accélérer. Le phénomène répond à la nécessité pour les institutions de mieux connaître et d’identifier leurs publics.

Par contre, peu d’études se concentrent sur les besoins d’information du grand public, par rapport aux publics plus traditionnels des archives. Un sondage pratiqué en juillet-août 2003 sur le forum archives-fr montre qu’en principe ne vient aux Archives que le public qui doit y venir. Le public qui ne vient pas aux Archives est donc celui qui en ignore l’existence ou la possibilité d’accès, voire qui n’en n’a tout simplement pas besoin.

Les questions qui pointent derrière ce débat se résument finalement à savoir comment il faut concevoir la consultation et aussi comment la mesurer. Les outils statistiques, au besoin les sondages d’opinion en dehors des Archives, permettent de sérier les enjeux de la question et de catégoriser les publics.

Mettre sur pied des statistiques de la consultation ne constitue pas une démarche anodine. D’une part, élaborer des statistiques engendre une contrainte du point de vue de la gestion des documents et de la salle de lecture; d’autre part, la manière de récolter et d’exploiter les données oriente irrémédiablement leur lecture. Autrement dit, il faut s’interroger avant de mettre en place un système de comptage sur ce que l’on aimerait savoir et dans quelle perspective on se place.

Envisagées sous cet angle, les statistiques deviennent indispensables pour élaborer une politique d’archivage visant à adapter les moyens de l’institution aux besoins des usagers, enparticulier la réalisation d’instruments de recherche et les acquisitions de documents en prévision de la demande de demain. Elles apportent également une légitimation supplémentaire de l’existence nécessaire de l’institution auprès de ses autorités politiques – mais que signifie aux yeux de ces dernières le fait que l’institution ait accueilli 1'800 lecteurs dans l’année ou que 30'000 documents aient été sortis? -, sa fonction première étant d’être dépositaire de la mémoire de la collectivité pour que celle-ci puisse à tout moment s’y référer. Enfin, elles peuvent permettre la priorisation de politiques de reproduction-numérisation et de restauration.

En raison des préoccupations différentes de chaque institution, la diversité des statistiques rend les comparaisons entre les institutions difficiles, voire impossibles.

Si l’on consulte les rapports annuels des institutions cantonales en Suisse, on remarque plusieurs pratiques.

Tout d’abord, trois éléments se retrouvent généralement. Il s’agit du nombre de consultations et de consultants, des prestations fournies par l’institution telles que les réponses aux demandes écrites et orales ou les reproductions effectuées, et du nombre de documents consultés.

Le profil des consultants n’apparaît pratiquement pas en tant que tel, hormis le fait que plusieurs institutions définissent les thèmes de recherches menées durant l’année écoulée, voire comptabilisent séparément les généalogistes et les férus d’héraldique malgré la faiblesse des chiffres.

D’autres institutions distinguent hommes et femmes et de nombreuses Archives incluent les données relatives aux visites.

La manière de compter diffère sensiblement d’une institution à l’autre.

On note parfois des appréciations de consultation non chiffrées.

S’il y a 10 ans, les statistiques de la plupart des institutions étaient moins développées, si ce n’est pas inexistantes, force est de constater que certaines Archives ont réduit leur part statistique de la consultation durant le même laps de temps.
Aucune institution ne chiffre la consultation de son site internet, ni dans son rapport annuel ni sur le site lui-même.

Aucune institution ne mentionne de fait le nombre de personnes à disposition de la consultation, ni le nombre de place de travail en salle de lecture.

Certaines idées devraient être poursuivies pour effectuer des comparaisons. Ainsi, il conviendrait d’indiquer le nombre d’heures d’ouverture durant l’année, étant donné la diversité de l’offre en la matière proposée par les institutions.

Ce sont les raisons pour lesquelles il serait également judicieux de trouver des unités de doctrine et d’uniformisation de certaines statistiques en Suisse – et pourquoi pas au niveau international -, de façon à fournir certains éléments de comparaison entre les institutions. Il convient de relever à ce propos que le Conseil international des archives comparatives à l'échelle internationale, de manière à disposer d'un instrument de management.

Les données récoltées peuvent, par exemple, servir à illustrer l’évolution des usagers d’une institution donnée, ou les thèmes de prédilection de ces usagers au fil des ans. Mais l’enjeu véritable des statistiques pour l’institution est ailleurs.