Instruments statistiques

Buts des statistiques développées aux Archives cantonales vaudoises

Par Christian Giilliéron, adjoint du directeur des Archives cantonales vaudoises

(Extrait de : "Les Archives et leurs utilisateurs", séminaire donné par les Archives cantonales vaudoises, le 24 septembre 2005, dans le cadre du Cours d'introduction de l'Association des archivistes suisses)

  • vérifier essentiellement l’impact des Archives cantonales vaudoises sur la recherche, la formation et l’information;

  • fournir des indicateurs en matière d’accueil de fonds d’archives et du public;

  • évaluer l’utilisation qui en est faite, dresser le portrait de l’usager ainsi que cerner ses buts, vérifier la pertinence des instruments de recherche mis à disposition par rapport aux besoins, de même que contrôler les conditions d’accueil;

  • orienter également les politiques de conditionnement et de restauration des fonds d’archives;

  • lancer des programmes prioritaires de numérisation ou de microfilmage en fonction de la sollicitation des documents et de leur état de conservation.

Si des statistiques de consultation sont publiées sporadiquement dans le rapport annuel des Archives cantonales vaudoises depuis 1902 et de manière suivie dès 1910, deux seuls critères étaient reconnus avant 1996: le nombre de lecteurs et le nombre de documents sortis. C’est en 1996 que plusieurs instruments d’évaluation ont été mis sur pied:

  • la «Formule d’inscription», remplie une fois par année par chaque usager de la salle de lecture. Elle renseigne sur l’identité, la profession, l’objet de la recherche ainsi que sur la motivation du lecteur par le biais d’une grille préétablie de possibilités à cocher. Portant un numéro d’ordre, elle est classée par ordre alphabétique annuel;

  • le «Journal de la consultation», tenu par la réception sous forme informatisée, dans lequel sont consignés la date, le nom de l’usager, sa profession, l’objet de la recherche, de même que le type de consultation (salle, téléphone, courrier à caractère scientifique) et la motivation de la recherche. A relever que les usagers de la salle de conférences et les groupes lors de visites guidées ne comptent que pour une consultation à chaque fois (leur dénombrement individuel fait l’objet de statistiques spécifiques);

  • la fiche «Demande de document», nécessaire pour obtenir les documents sélectionnés par le biais des instruments de recherche (documents d’archives, microfilms, microfiches, ouvrages de la réserve de la bibliothèque). Cette fiche renseigne sur la cote du document ainsi que sur le nom/prénom du lecteur et la date de demande et de rétrocession du document. Ces informationssont reportées systématiquement dans un base de données depuis 2004;

  • le «Décompte journalier, hebdomadaire et mensuel des documents consultés»;

  • la «Statistique de la consultation du mercredi», réalisée par l’archiviste de salle, indique le nombre de lecteurs présents à certaines heures et le nombre de téléphones;

  • le «Registre de la consultation» sur lequel les usagers indiquent leur nom et la date et l’heure à chacune de leur venue aux Archives cantonales vaudoises.

Ces documents permettent en outre d’élaborer les statistiques suivantes:

 Nombre annuel de documents communiqués;

  1. Nombre annuel de consultations;

  2. Nombre de lecteurs différents;

  3. Nombre moyen annuel de séances par lecteur (fréquentation par lecteur);

  4. Nombre moyen annuel de documents communiqués à un même lecteur.

Les statistiques qui en découlent sont reprises dans le «Rapport d’activité» des Archives cantonales vaudoises, lequel est largement diffusé auprès du public et des autorités. De plus, les statistiques des Archives cantonales vaudoises sont également publiées sur le site Internet de l’institution depuis son ouverture en 2002, depuis 2012 directement sur le site de Statistique Vaud.