Conditions de prise en charge

Comment remettre un fonds d'archives privées ou para-administratives?

Il suffit à la personne envisageant de remettre des documents aux ACV de prendre contact avec le directeur ou avec l’un des archivistes, par téléphone, par lettre ou à la réception. Celui-ci lui proposera alors la démarche la plus adaptée à la situation. Il pourra, notamment, se rendre sur place pour examiner le fonds, ou accueillir celui-ci temporairement aux ACV, à cette même fin. Dans tous les cas, le directeur ou l’archiviste examinera avec la personne envisageant de remettre des documents aux ACV, l’opportunité de cette remise et déterminera, d’entente avec elle, l’étendue et les éventuelles conditions juridiques et pratiques de celle-ci.

Quels documents peut-on remettre?

Le fonds peut être constitué d’un seul ou de nombreux documents, de toutes natures et sur tous supports. Il est essentiel que l’unité des fonds soit maintenue et ne soit pas détruite par des versements séparés à plusieurs institutions. Au cas où des éléments devraient tout de même, pour des questions de conservation ou de consultation, être placés dans une ou plusieurs autres institutions que celle qui a la charge du fonds, l’inventaire doit pouvoir en signaler toutes les parties. Une des institutions est désignées comme institution de référence pour la réunion de toutes les analyses.

Après examen des documents et en fonction de leur intérêt historique, les ACV peuvent proposer de n’en recevoir qu’une partie. Elles sont libres de les refuser sans justification.

Dans tous les cas, les documents ne peuvent être remis aux ACV que dans la mesure où ils pourront à terme être mis à la disposition du public pour des recherches historiques.

Quelles sont les conditions juridiques de la remise?

La donation est toujours préférée au dépôt. Le fonds est alors donné en toute propriété à l’Etat de Vaud, représenté par les ACV.

Des conditions, en principe temporaires, peuvent éventuellement être prévues, d’entente entre le donateur et les ACV (p. ex. : consultation publique interdite avant une certaine date ou avant le décès du donateur; consultation par le public soumise à autorisation du donateur ou du directeur des ACV pendant un certain délai; etc.).

Un accusé de réception est établi lors de la remise du fonds. Avant ou après la rédaction de l’inventaire, selon les cas, une convention de donation est conclue entre le donateur et les ACV. Cette convention précise en particulier les éventuelles conditions de consultation.

Dans certains cas particuliers, le fonds peut être déposé aux ACV tout en demeurant propriété du déposant. Il fait alors l’objet d’un accusé de réception qui précise ce statut, puis, avant ou après rédaction de l’inventaire, d’une convention de dépôt conclue entre le déposant et les ACV. Cette convention, adaptée à chaque cas, précise les conditions de la consultation et du retrait éventuel du fonds.

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