Aux Archives cantonales

Formation d'archiviste, bibliothécaire et documentaliste

Depuis 1997, les Archives cantonales vaudoises donnent une formation régulière sur les pratiques archivistiques. Ainsi, elles ont organisé, entre 1997 et 2009, un séminaire ouvert à quiconque Principes et les méthodes de gestion des documents. Depuis 2011, soucieuses de renouveler leur offre, elles proposent sur un jour le thème La gestion et l'archivage des documents dans l'administration cantonale. Deux sessions sont prévues pour 2016 : mercredi 4 mai et mercredi 2 novembre.

En relation avec cette formation de base, elles ont introduit en 2004 une formation spécifique pour les préposés à la gestion des archives (ou sur l'intranet du site de l'Etat de Vaud), désignés par chaque secteur d’activité de l’administration cantonale vaudoise et par l’Ordre judiciaire vaudois. 

Au terme de la formation (mai 2007), 84 préposés à la gestion des archives de l'administration cantonale vaudoise et 47 préposés de l'Ordre judiciare vaudois ont été formés.

Le 23 octobre 2007, le déploiement systématique du calendrier de conservation des archives d'opération a été lancée officiellement en présence du Conseiller d'Etat, Philippe Leuba, chef du Département de l'intérieur, et de M. Vincent Grandjean, chancelier d'Etat. Elle doit être terminée pour le 31 décembre 2013, par un rapport au Conseil d'Etat.

Le développement de la démarche peut être suivi sur le site Intranet de l'Etat de Vaud. Il a nécessité une formation, les 6 et 7 mai 2009, des préposés à la gestion des archives, désignés depuis 2007, répétée en 2011, 2012 et 2013, pour tenir compte des mouvements dans le personnel de l'Etat. Les listes de référence des préposés à la gestion des archives sont consultables sur le site Intranet de l'Etat de Vaud.

Le cours Gérer les archives courantes et intermédiaires débuté en 2005 par M. Robert Pictet, adjoint en charge des relations avec les communes, et pour objectif de couvrir les besoins de formation des secrétaires municipaux des communes de moyenne importance (jusqu’à 2 500 habitants) sans structure professionnelle d’archivage, s'est terminé en 2008, année où la prestation a été placée sous l'enseigne du Centre d’éducation permanente pour la fonction publique, sous l'entrée l'Etat pour les communes. La formation a été soutenue par l’Association vaudoise des secrétaires municipaux et en parallèle avec la parution du Guide de gestion des Archives communales : 337 communes et 382 participants ont suivi la formation entre 2005 et 2008.  

Il est envisagé de reprendre cette formation et de la renouveler, en fonction des besoins manifestés ou de l'avancement de certains dossiers (calendrier de conservation, la base Panorama 2 et archivage électronique). Pour l'heure, l'accent a été mis sur la loi sur l'archivage qui constitue depuis 2012 une formation proposée dans le cadre des formations des élus politiques. Cette formation peut être demandée également sous forme de conférence. Des ateliers sont également animés autour de la norme ISAD(G) et la récupération d'anciennes données.

Conférence (donation des archives de Raymond Gafner, janvier 2005)
Conférence (donation des archives de Raymond Gafner, janvier 2005)